Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu năm 2024

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu với cơ quan thuế năm 2024 là bước quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện trước khi áp dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh. Qua quy trình này, doanh nghiệp cần nộp tờ khai đăng ký theo mẫu quy định và gửi đến cơ quan thuế. Việc này giúp đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử. Đồng thời, thủ tục này cũng tạo điều kiện cho doanh nghiệp tiếp cận và áp dụng công nghệ mới, giảm bớt thủ tục giấy tờ, từ đó tiết kiệm chi phí và thời gian cho hoạt động kinh doanh của họ.

Theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 01/07/2022, tất cả doanh nghiệp hoạt động kinh doanh phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử để quản lý và theo dõi hàng hóa/dịch vụ trong các giao dịch mua bán. Trước khi triển khai sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần hoàn thành thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu và gửi thông tin đăng ký này lên cơ quan thuế để được quản lý.

Đối tượng sử dụng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; các tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ.

Các cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức tín dụng, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Các tổ chức sử dụng thông tin chứng từ điện tử để khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu năm 2024

Dưới đây là chi tiết về bốn bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2021/NĐ-CP:

Bước 1: Xác định đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã

Doanh nghiệp cần xác định xem mình thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế. Điều này giúp doanh nghiệp biết được quy trình và yêu cầu cụ thể khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lập mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử – Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi cơ quan thuế

Để thực hiện bước 2, lập mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT), bạn có thể tuân thủ các hướng dẫn sau:

- Tải mẫu tờ khai: Truy cập vào trang web của cơ quan thuế hoặc sử dụng liên kết được cung cấp để tải xuống mẫu tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT từ phụ lục IA của Nghị định 123/2021/NĐ-CP.

- Điền thông tin đầy đủ: Điền các thông tin yêu cầu trên mẫu tờ khai, bao gồm thông tin về doanh nghiệp/tổ chức/hộ kinh doanh, thông tin liên lạc, mã số thuế, và bất kỳ thông tin nào khác mà cơ quan thuế yêu cầu.

- Chọn phương tiện nộp: Bạn có thể chọn cách nộp tờ khai trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế (https://www.gdt.gov.vn/wps/portal)hoặc thông qua phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Nếu bạn chọn phương thức nộp qua phần mềm, hãy tuân thủ hướng dẫn cụ thể từ nhà cung cấp phần mềm.

- Hoàn thiện và gửi đi: Kiểm tra kỹ lại thông tin đã điền trên tờ khai, sau đó gửi tờ khai đi theo phương tiện bạn đã chọn. Đảm bảo rằng tờ khai được gửi đi đúng địa chỉ và đảm bảo tính chính xác của thông tin.

- Theo dõi tiến trình: Theo dõi tiến trình xử lý đăng ký từ cơ quan thuế. Nếu có bất kỳ yêu cầu hoặc yêu cầu bổ sung thông tin nào từ cơ quan thuế, hãy thực hiện một cách nhanh chóng và đáp ứng đầy đủ để tránh trễ hạn hoặc vấn đề phát sinh.

Sau khi tiếp nhận đăng ký hóa đơn điện tử mới, cơ quan thuế sẽ xử lý và phản hồi cho doanh nghiệp trong thời gian rất ngắn, chỉ trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được tờ khai đăng ký. Phản hồi sẽ được gửi qua thông báo điện tử, tuân thủ đúng mẫu số 01/TB-ĐKĐT.

Thông báo này sẽ chứa một trong hai lựa chọn chính: "Chấp nhận" hoặc "Từ chối" việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Nếu được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện các giao dịch kinh doanh tương ứng. Trong trường hợp bị từ chối, thông báo sẽ cung cấp lý do cụ thể và hướng dẫn về các biện pháp cần thực hiện để khắc phục vấn đề và đăng ký lại.

Bước 3: Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Sau khi nhận được thông báo "Chấp nhận" từ cơ quan thuế về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tiến hành lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Điều này đảm bảo rằng họ có thể thực hiện quy trình phát hành hóa đơn điện tử theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Bước 4: Lập, xuất hóa đơn điện tử theo TT78 và gửi cho khách hàng

Để lập, xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2021/NĐ-CP và gửi cho khách hàng, người nộp thuế cần tuân thủ các quy định sau:

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế chấp nhận và đăng ký.

Lập hóa đơn điện tử theo đúng mẫu và nội dung quy định, bao gồm các thông tin như tên, địa chỉ của người mua và người bán, thông tin về hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và số tiền thuế phải nộp.

Xuất hóa đơn điện tử từ phần mềm theo quy trình đã được thiết lập và xác thực bằng chữ ký số.

Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng theo phương tiện đã được thoả thuận trước đó, như email, SMS hoặc cổng thông tin điện tử.

Lưu trữ hóa đơn điện tử và các thông tin liên quan theo quy định của pháp luật để sẵn sàng cho việc kiểm tra và kiểm toán của cơ quan thuế.

Như vậy thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2021/NĐ-CP là một bước quan trọng trong quản lý tài chính và thuế của doanh nghiệp. Qua các bước đăng ký, lập mẫu, chọn đơn vị cung cấp phần mềm, và xuất hóa đơn, doanh nghiệp có thể nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong quản lý và giao tiếp với khách hàng. Việc thực hiện đúng quy trình cũng giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro liên quan đến việc lập hóa đơn và thuế.

Bài viết liên quan: Cách đăng ký dịch vụ nộp thuế điện tử 

Nếu quý doanh nghiệp cần một đơn vị hỗ trợ làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và các thủ tục khác về kế toán thuế có thể tham khảo thêm dịch vụ kế toán thuế trọn gói của Kế Toán Minh Việt với mức chi phí chỉ từ 500,000đ hỗ trợ từ a-z các thủ tục ban đầu cho tới khi hoạt động

Các bài viết liên quan