Tài khoản 111 - Tiền mặt (mới nhất)

Tài khoản 111 - Tiền mặt là một phần không thể thiếu trong hệ thống kế toán của mọi doanh nghiệp. Đây là nơi tập trung ghi nhận mọi giao dịch tiền mặt của tổ chức hay công ty, phản ánh chính xác nhất về tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt tại quỹ kinh doanh.

Tài khoản này không chỉ là nơi quản lý mà còn là trái tim của hệ thống tài chính, điều hành mọi hoạt động tiền mặt hàng ngày. Bằng cách ghi chép và kiểm soát kỹ lưỡng mọi giao dịch, tài khoản 111 đảm bảo sự minh bạch, rõ ràng và chuẩn xác trong việc quản lý nguồn lực tiền mặt của doanh nghiệp.

Đồng thời, tài khoản 111 cũng là nơi ghi nhận các loại tiền tệ khác nhau như tiền Việt Nam và ngoại tệ, đáp ứng nhu cầu quản lý đa dạng của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và toàn cầu hóa.

Với vai trò quan trọng và tính chất linh hoạt, tài khoản 111 - Tiền mặt không chỉ đơn thuần là một phần của hệ thống kế toán, mà còn là công cụ hỗ trợ quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo quản lý vững chắc nguồn lực tài chính và đáp ứng được các yêu cầu kế toán theo quy định.

Thông tin về tài khoản 111 - Tiền mặt mô tả và quy định cách ghi chép các giao dịch tiền mặt của doanh nghiệp. Dưới đây là các điểm chính cần lưu ý:

1. Nguyên tắc kế toán:

a) Mục đích sử dụng tài khoản 111 - Tiền mặt:

Ghi nhận giao dịch thu, chi và tồn quỹ tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ.

b) Quy định về chứng từ:

Mọi giao dịch thu chi tiền mặt phải có chứng từ hợp lệ (phiếu thu, phiếu chi) và được ký xác nhận bởi người nhận, người giao hoặc người có thẩm quyền theo quy định của kế toán.

c) Trách nhiệm ghi chép và quản lý:

Kế toán quỹ tiền mặt phải duy trì sổ sách liên tục ghi chép các giao dịch hàng ngày, bao gồm thu, chi, nhập và xuất quỹ tiền mặt để xác định số dư quỹ tại mọi thời điểm.

d) Trách nhiệm của thủ quỹ:

Thủ quỹ phụ trách quản lý và ghi chép nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tiền mặt, đối chiếu với sổ quỹ và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, cần kiểm tra lại và xác định nguyên nhân để đề xuất biện pháp xử lý.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 111 - Tiền mặt:

Bên Nợ:

Nhập quỹ tiền Việt Nam, ngoại tệ.

Số tiền thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.

Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo.

Bên Có:

Xuất quỹ tiền Việt Nam, ngoại tệ.

Số tiền thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê.

Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo.

Số dư bên Nợ:

Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo.

Tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam:

Ghi nhận các giao dịch liên quan đến tiền Việt Nam.

Tài khoản 1112 - Ngoại tệ:

Ghi nhận các giao dịch liên quan đến ngoại tệ và chênh lệch tỷ giá.

Thông qua cách ghi chép này, tài khoản 111 sẽ cung cấp thông tin cụ thể về tình hình thu, chi và tồn tiền mặt của doanh nghiệp, cũng như đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý quỹ tiền mặt.

3. Phương pháp kế toán với tài khoản 111 - Tiền mặt

Tài khoản 111 thường là tài khoản "Tiền mặt" trong hệ thống kế toán. Đây là tài khoản quản lý số tiền mặt mà doanh nghiệp đang sở hữu và có sẵn trong quỹ tiền mặt của họ.

Phương pháp kế toán với tài khoản 111 thường liên quan đến ghi nhận các giao dịch liên quan đến tiền mặt của doanh nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ về cách ghi nhận giao dịch thông qua tài khoản 111:

3.1 việc ghi nhận doanh thu và các khoản thuế khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ thu ngay bằng tiền mặt có thể được thực hiện theo hai cách như sau:

Trường hợp a) Tách riêng từng khoản thuế khi ghi nhận doanh thu:

Ghi nhận doanh thu và tách riêng các khoản thuế:

Nợ TK 111 - Tiền mặt (tổng giá thanh toán từ khách hàng)

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế)

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (gồm các khoản thuế như GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường).

Trường hợp b) Ghi nhận doanh thu bao gồm cả các khoản thuế phải nộp:

Khi không tách riêng ngay được các khoản thuế:

Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (bao gồm cả giá trị của thuế)

Có TK 333 - Thuế và các khoản phí nộp Nhà nước.

Trong trường hợp này, khi không thể tách rời các khoản thuế ngay từ khi ghi nhận doanh thu, doanh nghiệp sẽ định kỳ xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và giảm vào doanh thu để phản ánh chính xác số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho Nhà nước.

Ví dụ:

Công ty ABC bán sản phẩm A cho khách hàng với tổng giá trị thanh toán là 10,000 đơn vị tiền tệ (đơn vị tiền tệ không quan trọng trong ví dụ này).

Sản phẩm A không chỉ có giá bán hàng mà còn chịu thuế GTGT 10%.

Trường hợp a) Tách riêng từng khoản thuế khi ghi nhận doanh thu:

Ghi nhận doanh thu và tách riêng các khoản thuế:

Nợ TK 111 - Tiền mặt: 10,000 đơn vị tiền tệ (tổng giá thanh toán từ khách hàng)

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: 9,090 đơn vị tiền tệ (giá chưa có thuế, tính theo công thức: 10,000 / 1.1)

Có TK 333 - Thuế GTGT phải nộp: 910 đơn vị tiền tệ (10% của tổng giá trị thanh toán)

Trường hợp b) Ghi nhận doanh thu bao gồm cả các khoản thuế phải nộp:

Khi không tách riêng ngay được các khoản thuế:

Nợ TK 111 - Tiền mặt: 10,000 đơn vị tiền tệ (tổng giá thanh toán từ khách hàng)

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: 10,000 đơn vị tiền tệ (bao gồm cả thuế GTGT)

Có TK 333 - Thuế GTGT phải nộp: 910 đơn vị tiền tệ (10% của tổng giá trị thanh toán)

3.2 Khi phát sinh các khoản doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập khác bằng tiền mặt, ghi:

Ghi nợ vào tài khoản 111 - Tiền mặt (Tổng giá thanh toán) để phản ánh việc thu tiền mặt từ các khoản doanh thu hoạt động tài chính và các khoản thu nhập khác.

Ghi có vào tài khoản 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (giá chưa có thuế GTGT) để ghi nhận doanh thu từ hoạt động tài chính.

Ghi có vào tài khoản 711 - Thu nhập khác (giá chưa có thuế GTGT) để ghi nhận các khoản thu nhập khác, không phải từ hoạt động tài chính.

Ghi có vào tài khoản 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) để ghi nhận số tiền thuế GTGT phải nộp tương ứng với các khoản thu nhập đã được ghi nhận trước đó.

Đây là bút toán ghi nhận các khoản doanh thu và thu nhập khác bằng tiền mặt, cũng như việc phải nộp thuế GTGT tương ứng.

Ví dụ:

Công ty XYZ nhận được tiền lãi từ việc cho vay tiền mặt cho một đối tác. Tổng giá trị thanh toán là 20,000 đơn vị tiền tệ. Không có thuế GTGT áp dụng cho khoản thu nhập này.

Ghi nhận giao dịch:

Ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác:

Nợ TK 111 - Tiền mặt: 20,000 đơn vị tiền tệ (tổng giá thanh toán)

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính: 20,000 đơn vị tiền tệ (giá chưa có thuế GTGT, ví dụ như lãi từ việc cho vay tiền mặt)

Có TK 711 - Thu nhập khác: 20,000 đơn vị tiền tệ (nếu có thu nhập khác ngoài doanh thu hoạt động tài chính)

Không có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp vì trong trường hợp này không áp dụng thuế GTGT.

3.3 Rút tiền gửi từ Ngân hàng về để nhập vào quỹ tiền mặt:

Nợ TK 111 - Tiền mặt (tăng số tiền tương ứng)

Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (giảm số tiền đã rút)

Vay tiền mặt dài hạn và ngắn hạn:

Nếu bạn vay tiền mặt từ nguồn khác, bạn sẽ có một khoản nợ mới:

Có TK 341 - Vay trả nợ thuê tài chính (có thể là vay ngắn hạn hoặc dài hạn) - Số tiền vay.

Nếu tiền mặt được sử dụng để trả nợ hoặc vay, bạn có thể có thêm ghi chú hoặc phân loại cụ thể hơn (ví dụ: vay ngắn hạn, vay dài hạn) trong tài khoản 341 hoặc tài khoản khác nếu có.

Ví dụ:

Nếu số tiền vay là 50,000 đơn vị tiền tệ:

Có TK 3411 - Vay trả nợ thuê tài chính (Vay ngắn hạn) - 50,000 đơn vị tiền tệ.

3.4 Thu hồi các khoản nợ phải thu, cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền mặt:

Nếu bạn thu hồi các khoản nợ phải thu từ khách hàng hoặc các khoản vay, ký quỹ, ký cược mà doanh nghiệp đã thực hiện trước đó bằng tiền mặt, bạn sẽ ghi nhận việc thu hồi này:

Có TK 111 - Tiền mặt (tăng số tiền tiền mặt đã thu hồi).

Nếu các khoản này được ghi nhận trong các tài khoản cụ thể khác, bạn sẽ giảm số dư của các tài khoản đó:

Nợ TK 128 - Các khoản phải thu (giảm số tiền đã thu hồi).

Nợ TK 131 - Cho vay (giảm số tiền đã thu hồi).

Nợ TK 136 - Ký cược (giảm số tiền đã thu hồi).

Nợ TK 138 - Ký quỹ (giảm số tiền đã thu hồi).

Nợ TK 141 - Các khoản thu khác (giảm số tiền đã thu hồi).

Nợ TK 338 - Các khoản thu khác (giảm số tiền đã thu hồi).

Nhận ký quỹ, ký cược từ các doanh nghiệp khác bằng tiền mặt:

Nếu doanh nghiệp nhận được ký quỹ, ký cược từ các đối tác khác bằng tiền mặt, bạn sẽ ghi nhận số tiền này:

Nợ TK 111 - Tiền mặt (tăng số tiền tiền mặt nhận được).

Có các tài khoản phản ánh sự tăng dư của các khoản này:

Có TK 128 - Các khoản phải thu (tăng số tiền ký quỹ nhận được).

Có TK 131 - Cho vay (tăng số tiền ký cược nhận được).

Có TK 136 - Ký cược (tăng số tiền ký cược nhận được).

Có TK 138 - Ký quỹ (tăng số tiền ký quỹ nhận được).

Có TK 141 - Các khoản thu khác (tăng số tiền ký quỹ/ký cược nhận được).

Có TK 338 - Các khoản thu khác (tăng số tiền ký quỹ/ký cược nhận được).

3.5 Quá trình ghi nhận chênh lệch giữa số tiền thu được từ việc bán các khoản đầu tư và giá vốn của chúng sẽ phụ thuộc vào kết quả của giao dịch. Dưới đây là cách kế toán ghi nhận tùy thuộc vào lãi hoặc lỗ từ giao dịch bán các khoản đầu tư:

Nếu có Lãi từ việc bán khoản đầu tư:

Ghi nhận lãi vào Doanh thu hoạt động tài chính (TK 515):

Ghi Có vào TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính với số tiền lãi thu được.

Ghi nhận số tiền thu được vào Tiền mặt (TK 111):

Ghi Nợ vào TK 111 - Tiền mặt với số tiền thu được từ bán khoản đầu tư.

Khôi phục giá vốn khoản đầu tư:

Ghi Có vào các tài khoản Giá vốn tương ứng như TK 121, 128, 228 với số tiền ban đầu đã đầu tư.

Nếu có Lỗ từ việc bán khoản đầu tư:

Ghi nhận lỗ vào Chi phí tài chính (TK 635):

Ghi Nợ vào TK 635 - Chi phí tài chính với số tiền lỗ từ giao dịch bán khoản đầu tư.

Ghi nhận số tiền thu được vào Tiền mặt (TK 111):

Ghi Nợ vào TK 111 - Tiền mặt với số tiền thu được từ bán khoản đầu tư.

Giảm giá vốn khoản đầu tư:

Ghi Nợ vào các tài khoản Giá vốn tương ứng như TK 121, 128, 228 để giảm giá trị vốn ban đầu đã đầu tư.

3.6 Những ghi chép trên là các bước kế toán thông thường khi diễn ra các giao dịch tài chính trong công ty. Cụ thể:

Khi nhận vốn góp của chủ sở hữu bằng tiền mặt, công ty tăng nợ TK 111 (để ghi nhận số tiền tiền mặt đã nhận) và tăng có TK 411 (để ghi nhận vốn đầu tư từ chủ sở hữu).

Khi nhận tiền từ các bên trong hợp đồng hợp tác kinh doanh không thành lập pháp nhân, công ty tăng nợ TK 111 và tăng có TK 338.

Khi xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng, công ty tăng nợ TK 112 và tăng nợ TK 138, đồng thời giảm có TK 111.

Khi xuất quỹ tiền mặt để mua chứng khoán, cho vay hoặc đầu tư vào đơn vị khác, công ty tăng nợ các tài khoản liên quan (121, 128, 228) và giảm có TK 111.

Khi xuất quỹ tiền mặt để mua hàng tồn kho, TSCĐ, BĐSĐT theo các phương pháp kê khai thường xuyên và áp dụng thuế GTGT, các ghi chép sẽ được thực hiện theo hướng dẫn của bạn đã cung cấp, tùy thuộc vào việc khấu trừ hay không khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

3.7 Đây là hướng dẫn kế toán cho các giao dịch liên quan đến quỹ tiền mặt trong doanh nghiệp, bao gồm việc ghi sổ các khoản chi phí, thu nhập, và các trường hợp đặc biệt như khi giao dịch bằng ngoại tệ. Dưới đây là phần giải thích và phân tích theo từng trường hợp:

Mua hàng tồn kho (kiểm kê định kỳ):

a) Khi thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

Nợ TK 611 - Mua hàng

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111 - Tiền mặt

b) Khi thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá mua bao gồm cả thuế GTGT:

Kế toán sẽ phản ánh giá mua bao gồm cả thuế GTGT.

Mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ thanh toán bằng tiền mặt sử dụng ngay vào sản xuất, kinh doanh:

c) Khi thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

Ghi nợ các TK 154, 642,...

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111 - Tiền mặt

d) Khi thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh chi phí bao gồm cả thuế GTGT.

Xuất quỹ tiền mặt thanh toán các khoản vay, nợ phải trả:

Ghi nợ các TK 331, 333, 334, 335, 338, 338, 341

Có TK 111 - Tiền mặt

Xuất quỹ tiền mặt sử dụng cho hoạt động tài chính, hoạt động khác:

Ghi nợ các TK 635, 811,...

Nếu có thuế GTGT được khấu trừ, ghi nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111 - Tiền mặt

Các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê:

Ghi nợ TK 138 - Phải thu khác

Có TK 111 - Tiền mặt

Các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê:

Ghi nợ TK 111 - Tiền mặt

Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác

Giao dịch liên quan đến ngoại tệ và tiền mặt:

e) Khi mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ thanh toán bằng tiền mặt là ngoại lệ:

Ghi nợ các TK tương ứng với loại chi phí, thu nhập (tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm giao dịch)

Nếu có lỗ tỷ giá hối đoái, ghi nợ TK 635 - Chi phí tài chính

Có TK 111 - Tiền mặt

Nếu có lãi tỷ giá hối đoái, ghi có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính

4. Ví dụ cụ thể

Dưới đây là một số ví dụ về các vị và bút toán cụ thể liên quan đến việc sử dụng tài khoản 111 - Tiền mặt trong kế toán:

1. Giao dịch mua hàng hóa bằng tiền mặt:

Ví dụ: Công ty A mua hàng hóa từ nhà cung cấp B và thanh toán bằng tiền mặt.

Bút toán:

- Nợ TK 611 - Mua hàng

- Có TK 111 - Tiền mặt

2. Nhận thanh toán tiền mặt từ khách hàng:

Ví dụ: Công ty A bán hàng cho khách hàng C và nhận thanh toán bằng tiền mặt.

Bút toán:

- Nợ TK 111 - Tiền mặt

- Có TK 131 - Doanh thu bán hàng

3. Rút tiền mặt từ ngân hàng:

Ví dụ: Công ty A rút tiền mặt từ tài khoản ngân hàng để sử dụng.

Bút toán:

- Nợ TK 111 - Tiền mặt

- Có TK 112 - Tiền gửi ngắn hạn tại ngân hàng

4. Thanh toán các khoản phí, chi phí bằng tiền mặt:

Ví dụ: Công ty A thanh toán tiền điện nước bằng tiền mặt.

Bút toán:

- Nợ TK 642 - Chi phí điện nước

- Có TK 111 - Tiền mặt

5. Chi trả tiền lương bằng tiền mặt:

Ví dụ: Công ty A chi trả lương cho nhân viên bằng tiền mặt.

Bút toán:

- Nợ TK 642 - Chi phí lương

- Có TK 111 - Tiền mặt

6. Nhận tiền lãi từ hoạt động đầu tư hoặc hoạt động tài chính:

Ví dụ: Công ty A nhận được tiền lãi từ khoản đầu tư hoặc các hoạt động tài chính.

Bút toán:

- Nợ TK 111 - Tiền mặt

- Có TK 422 - Thu nhập lãi từ đầu tư (hoặc tài khoản tương ứng)

Những ví dụ này minh họa cách sử dụng tài khoản 111 - Tiền mặt trong các giao dịch kế toán thường gặp. Tuy nhiên, các giao dịch có thể thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp và các quy định pháp luật kế toán áp dụng trong quốc gia đó.