Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ + Ví dụ chi tiết

Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ là một công cụ quan trọng trong hệ thống kế toán của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt trong việc ghi nhận và quản lý các khoản nợ phải thu và thanh toán giữa các đơn vị cấp trên và cấp dưới trong tổ chức. Đây là nơi tập trung các thông tin liên quan đến các giao dịch nội bộ, bao gồm vốn kinh doanh được chuyển giao, các khoản nợ, thanh toán, cũng như các giao dịch sản xuất, cung cấp dịch vụ và các hoạt động nội bộ khác.

Tài khoản 136 không chỉ là công cụ ghi nhận các khoản nợ và phải thu mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và quản lý tình hình tài chính nội bộ của tổ chức. Qua việc xác nhận, kiểm tra và điều chỉnh cuối kỳ, tài khoản này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận các khoản nợ nội bộ và tiến hành thanh toán, bù trừ một cách hiệu quả giữa các đơn vị nội bộ trong tổ chức.

Với vai trò quan trọng của mình, tài khoản 136 không chỉ giúp cung cấp thông tin chính xác về các khoản nợ phải thu mà còn đóng góp vào quá trình quản lý tài chính và việc ra quyết định chiến lược của doanh nghiệp.

1. Nguyên tắc kế toán:

Tài khoản 136 dùng để ghi nhận các khoản nợ phải thu và thanh toán giữa các đơn vị cấp trên và cấp dưới hoặc giữa các đơn vị cấp dưới với nhau.

Các khoản phải thu nội bộ bao gồm các giao dịch giữa các đơn vị cấp trên và cấp dưới, như vốn được giao, các khoản nợ, các khoản đã chi, đã nhận hoặc các giao dịch sản xuất, cung cấp dịch vụ, ...

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 136 - Phải thu nội bộ:

Bên nợ: Ghi nhận các khoản nợ còn phải thu từ các đơn vị cấp dưới và các khoản phải thu khác.

Bên có: Ghi nhận các khoản đã thu được từ các đơn vị cấp dưới và bù trừ phải thu với phải trả trong nội bộ.

Số dư bên nợ: Số nợ còn phải thu từ các đơn vị nội bộ.

Tài khoản 136 có thể có các tài khoản cấp 2 như 1361 (Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc) và 1368 (Phải thu nội bộ khác) để phân loại các khoản phải thu cụ thể.

Xác nhận và điều chỉnh cuối kỳ kế toán:

Cuối kỳ kế toán, cần kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh và số dư trong tài khoản 136 và tài khoản liên quan.

Thực hiện thanh toán, bù trừ giữa các đơn vị cấp trên và cấp dưới để điều chỉnh số liệu và phát hiện chênh lệch.

Hướng dẫn này có thể giúp doanh nghiệp duy trì quản lý chặt chẽ về các khoản nợ phải thu nội bộ và đảm bảo thanh toán, bù trừ đúng đắn giữa các đơn vị liên quan.

3. Một số phương pháp chính của Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ

3.1 Cách ghi chép kế toán khi liên quan đến tài khoản 136 - Phải thu nội bộ trong một đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc được thực hiện như sau:

a) Khi chi hộ, trả hộ đơn vị cấp trên và các đơn vị nội bộ khác:

Ghi nợ tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368).

Ghi có các tài khoản liên quan như 111, 112 để phản ánh các khoản chi hộ, trả hộ.

b) Dựa vào thông báo từ đơn vị cấp trên về số quỹ khen thưởng, phúc lợi được cấp:

Ghi nợ tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368).

Ghi có vào tài khoản 353 - Quỹ khen thưởng phúc lợi để ghi nhận số quỹ nhận được.

c) Khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho các đơn vị trong nội bộ:

Trường hợp được phân cấp ghi nhận doanh thu:

Ghi nợ tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368).

Ghi có vào tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu.

Ghi có vào tài khoản 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước liên quan đến thuế của giao dịch.

Trường hợp không được phân cấp ghi nhận doanh thu:

Ghi nợ tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368).

Ghi có các tài khoản liên quan và tài khoản 333 để phản ánh giá trị hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ cung cấp nội bộ và thuế liên quan.

d) Khi nhận được tiền hoặc tài sản từ cấp trên hoặc đơn vị nội bộ:

Ghi nợ các tài khoản tương ứng như 111, 112, 152, 153,...

Ghi có vào tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368) để ghi nhận việc thanh toán các khoản phải thu.

đ) Bù trừ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ cùng đối tượng:

Ghi nợ vào tài khoản 336 - Phải trả nội bộ (3368).

Ghi có vào tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368) để thực hiện việc bù trừ giữa các khoản nợ và có trong cùng một đối tượng.

Ví dụ: Công ty XYZ với Chi nhánh A và Chi nhánh B.

a) Chi nhánh A chi hộ 50 triệu đồng cho trụ sở công ty và 30 triệu đồng cho Chi nhánh B:

Ghi nợ tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368) với số tiền là 80 triệu đồng.

Ghi có vào các tài khoản liên quan như sau:

Tài khoản 111 (Tiền mặt) với 50 triệu đồng.

Tài khoản 112 (Ngân hàng) với 30 triệu đồng.

b) Công ty nhận thông báo từ trụ sở về việc cấp 150 triệu đồng cho các quỹ phúc lợi của đơn vị:

Ghi nợ tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368) với số tiền là 150 triệu đồng.

Ghi có vào tài khoản 353 (Quỹ khen thưởng phúc lợi) để ghi nhận số quỹ được cấp.

c) Chi nhánh B bán hàng cho Chi nhánh A với giá trị là 100 triệu đồng:

Ghi nợ tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368) với số tiền là 100 triệu đồng.

Ghi có vào tài khoản 511 (Doanh thu bán hàng) để phản ánh doanh thu từ giao dịch.

Ghi có vào tài khoản 333 (Thuế) để phản ánh số tiền thuế liên quan.

Ghi nợ tài khoản 632 (Giá vốn hàng bán) để ghi nhận giá vốn của sản phẩm.

Chi nhánh A ghi nợ vào các tài khoản liên quan như 152 (Hàng hóa) để thanh toán cho Chi nhánh B.

d) Chi nhánh A nhận được thanh toán từ Chi nhánh B với số tiền là 90 triệu đồng:

Chi nhánh B ghi nợ vào các tài khoản tương ứng như 111 (Tiền mặt) với 90 triệu đồng.

Ghi có vào tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368) với số tiền là 90 triệu đồng để ghi nhận việc thanh toán các khoản phải thu.

đ) Bù trừ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ cùng đối tượng (Chi nhánh A và Chi nhánh B):

Chi nhánh A ghi nợ vào tài khoản 336 - Phải trả nội bộ (3368) với số tiền là 80 triệu đồng.

Ghi có vào tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368) với số tiền là 80 triệu đồng để thực hiện bù trừ giữa các khoản nợ và có trong cùng một đối tượng (ví dụ: Chi nhánh A và Chi nhánh B).

3.2 Hạch toán ở đơn vị cấp trên

a) Khi đơn vị cấp trên giao vốn kinh doanh cho đơn vị hạch toán phụ thuộc:

Ghi nợ vào tài khoản 1361 - Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc hoặc tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (nếu giao bằng TSCĐ).

Ghi có vào các tài khoản nguồn tiền tương ứng như 111, 112 hoặc 214, 211 tùy thuộc vào hình thức giao vốn.

b) Khi đơn vị hạch toán phụ thuộc phải hoàn lại vốn kinh doanh cho đơn vị cấp trên:

Ghi nợ các tài khoản nguồn tiền như 111, 112.

Ghi có vào tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1361) để phản ánh việc hoàn vốn.

c) Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp:

Ghi nợ tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368) khi chuyển giao hàng hóa, dịch vụ.

Ghi có vào các tài khoản liên quan như 511 (Doanh thu) hoặc 154, 155, 156 (giá vốn) tùy thuộc vào việc ghi nhận doanh thu.

Nếu không ghi nhận doanh thu ngay khi chuyển giao, sẽ ghi nợ các tài khoản 154, 155, 156 và sau đó, khi đơn vị phụ thuộc bán hàng cho bên ngoài, ghi nhận doanh thu.

d) Khoản phải thu về lãi của hoạt động sản xuất, kinh doanh từ các đơn vị cấp dưới:

Ghi nợ vào tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368).

Ghi có vào tài khoản 421 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối để phản ánh khoản lãi.

đ) Khi chi hộ, trả hộ các đơn vị cấp dưới:

Ghi nợ vào các tài khoản nguồn tiền như 111, 112.

Ghi có vào tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368) để phản ánh việc chi hoặc trả hộ.

e) Khi nhận được tiền do đơn vị cấp dưới nộp lên về tiền lãi kinh doanh:

Ghi nợ vào các tài khoản nguồn tiền như 111, 112.

Ghi có vào tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368) để ghi nhận tiền lãi đã nộp lên.

g) Bù trừ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ cùng một đối tượng:

Ghi nợ vào tài khoản 336 - Phải trả nội bộ (3368).

Ghi có vào tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368) để thực hiện bù trừ giữa các khoản nợ và có trong cùng một đối tượng.

Xem thêm: Bài tập định khoản kế toán

Ví dụ: Công ty XYZ với Trụ sở và hai Chi nhánh A và B.

a) Trụ sở công ty XYZ giao vốn kinh doanh cho Chi nhánh A với số tiền là 200 triệu đồng dưới dạng tiền mặt:

Ghi nợ vào tài khoản 1361 - Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc với số tiền 200 triệu đồng.

Ghi có vào tài khoản 111 (Tiền mặt) với số tiền 200 triệu đồng.

b) Sau một thời gian, Chi nhánh A hoàn lại vốn kinh doanh cho Trụ sở với số tiền là 150 triệu đồng:

Ghi nợ các tài khoản nguồn tiền như 111 (Tiền mặt) với số tiền 150 triệu đồng.

Ghi có vào tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1361) để ghi nhận việc hoàn vốn.

c) Chi nhánh A bán sản phẩm cho Chi nhánh B với giá trị là 80 triệu đồng:

Ghi nợ vào tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368) khi chuyển giao hàng hóa.

Ghi có vào tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng với số tiền 80 triệu đồng.

d) Chi nhánh A nhận được tiền lãi từ hoạt động sản xuất, kinh doanh là 30 triệu đồng:

Ghi nợ vào tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368) với số tiền 30 triệu đồng.

Ghi có vào tài khoản 421 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối để phản ánh lãi từ hoạt động của Chi nhánh A.

e) Chi nhánh A chi hộ 40 triệu đồng cho Chi nhánh B:

Ghi nợ vào tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368) với số tiền 40 triệu đồng.

Ghi có vào tài khoản 111 (Tiền mặt) hoặc tài khoản nguồn tiền tương ứng.

f) Chi nhánh B trả lại 25 triệu đồng cho Chi nhánh A là số tiền lãi kinh doanh đã nhận trước đó:

Ghi nợ vào tài khoản 111 (Tiền mặt) hoặc tài khoản nguồn tiền tương ứng với số tiền 25 triệu đồng.

Ghi có vào tài khoản 136 - Phải thu nội bộ (1368) với số tiền 25 triệu đồng để ghi nhận việc trả lại số tiền lãi.

4. kết luận

Trong ví dụ về tài khoản 136 - Phải thu nội bộ của Công ty XYZ với các hoạt động tại Chi nhánh A và B, ta có các kết luận sau:

Giao vốn và hoàn vốn: Trụ sở giao vốn kinh doanh cho Chi nhánh A với số tiền 200 triệu đồng, sau đó Chi nhánh A hoàn lại 150 triệu đồng.

Bán hàng và ghi nhận doanh thu: Chi nhánh A bán sản phẩm cho Chi nhánh B với giá trị là 80 triệu đồng, ghi nhận vào tài khoản doanh thu bán hàng.

Nhận lãi từ hoạt động sản xuất, kinh doanh: Chi nhánh A nhận được lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh là 30 triệu đồng.

Chi hộ và trả hộ: Chi nhánh A chi hộ 40 triệu đồng cho Chi nhánh B và sau đó Chi nhánh B trả lại 25 triệu đồng cho Chi nhánh A.

Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ được sử dụng để ghi nhận các giao dịch nội bộ giữa các đơn vị cấp trên và cấp dưới trong doanh nghiệp. Việc quản lý và hạch toán đúng đắn trong tài khoản này giúp doanh nghiệp kiểm soát các khoản phải thu nội bộ một cách chính xác và minh bạch, từ đó tối ưu hóa quản lý tài chính và hoạt động kinh doanh toàn bộ hệ thống.