Vấn đề 1: Hóa đơn nguyên vật liệu phục vụ cho công trình

Đối với hóa đơn sắt thép, nếu mua tại cùng địa bàn với công trình đang thi công thì cơ quan thuế thường chấp nhận. Tuy nhiên, nếu mua ở địa phương khác (ví dụ mua sắt tại Đà Nẵng nhưng thi công ở Thái Nguyên) thì kế toán phải chứng minh được quá trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không có xe vận chuyển mà cũng không xuất trình được hóa đơn thuê xe hoặc chứng từ vận chuyển, khả năng cao khoản chi này sẽ bị loại và không được tính vào chi phí hợp lý.

+/ Cụ thể cần lưu ý:

– Khi hóa đơn sắt thép xuất tại Đà Nẵng, phải kèm theo hóa đơn vận chuyển hoặc giấy tờ chứng minh phương tiện vận chuyển hợp pháp.
– Nếu thuê hoặc mượn phương tiện vận chuyển, cần có: lịch trình vận chuyển, định mức nhiên liệu, cùng hồ sơ về xe thuê, xe mượn hoặc dịch vụ vận tải.
– Trường hợp hồ sơ vận chuyển chưa đủ thuyết phục, doanh nghiệp phải thể hiện rõ trong hợp đồng thi công rằng công trình có sử dụng các loại vật tư như sắt thép, cát đá… để chứng minh tính hợp lý. Điều này đặc biệt quan trọng vì công ty chỉ nhận giao khoán nhân công, không bao thầu vật tư, nên mọi vật liệu phát sinh ngoài hợp đồng ban đầu đều cần được bổ sung, làm rõ trong hồ sơ.

Vấn đề 2: Chứng minh nguyên vật liệu sử dụng cho công trình

Do doanh nghiệp chỉ nhận giao khoán nhân công, nên thông thường chỉ phát sinh các loại vật tư phụ. Vì vậy, nếu có hóa đơn mua sắt thép, cát, đá…, kế toán phải chứng minh được sự cần thiết của các vật tư này thông qua dự toán công trình, hợp đồng, phụ lục hợp đồng hoặc báo giá. Trong trường hợp chủ đầu tư giao khoán lại một số hạng mục có bao gồm nguyên vật liệu (như tại công trình nhà máy Sam Sung), thì hồ sơ phải thể hiện rõ hạng mục nào sử dụng vật tư gì. Lý do là vì theo hợp đồng ban đầu, vật tư chính đã do chủ đầu tư cấp, nên mọi phát sinh thêm cần được minh bạch hóa.

– Do hợp đồng ký kết trước đó không đề cập đến phần vật tư, doanh nghiệp cần đề nghị chủ đầu tư xác nhận và ký bổ sung hợp đồng hoặc phụ lục để ghi nhận những thay đổi phát sinh trong quá trình thi công. Khi khách hàng đồng ý ký xác nhận, toàn bộ chi phí mua sắt thép, cát đá… sẽ được xem là hợp lý và hợp lệ, đủ điều kiện tính vào chi phí khi quyết toán thuế.

Vấn đề 3: Hóa đơn xăng xe ô tô của lãnh đạo và chứng từ vé máy bay

Việc mua xăng quá dày đặc trong tháng, đặc biệt số lượng lớn và liên tục, không phù hợp với định mức tiêu hao nhiên liệu theo quy định, nên cơ quan thuế đã loại trừ một phần chi phí.

– Hóa đơn xăng dầu muốn được chấp nhận phải có đầy đủ: định mức nhiên liệu của xe, lịch trình công tác, quyết định cử đi công tác… Tuy nhiên, do doanh nghiệp không chuẩn bị trước các hồ sơ này, nên đến khi thuế yêu cầu mới phải gấp rút lập bảng kê, bổ sung chứng từ, gây nhiều khó khăn.

– Việc mua xăng nhiều ngày liên tiếp, mỗi ngày vài trăm lít là hoàn toàn không hợp lý, bởi xe bán tải hoặc xe con không thể tiêu thụ lượng nhiên liệu lớn như vậy. Thông thường, trong bán kính 100km, mức tiêu hao tối đa khoảng 30 lít/ngày. Vì vậy, kế toán cần dựa vào thông số kỹ thuật từng loại xe để xây dựng định mức phù hợp.

– Đối với hóa đơn vé máy bay, do lãnh đạo thường làm mất thẻ lên máy bay (boarding pass), chỉ giữ lại hóa đơn nên bị loại toàn bộ. Trường hợp này, nếu thanh toán bằng tiền mặt lại càng không hợp lệ. Thuế chỉ chấp nhận khi có chứng từ chuyển khoản kèm đầy đủ hồ sơ công tác.

– Khi chi phí xăng dầu hoặc vé máy bay bị loại, doanh nghiệp không chỉ phải xuất toán khỏi chi phí tính thuế TNDN mà còn bị truy thu thuế GTGT, cộng thêm tiền phạt 20% và chậm nộp 0,05%/ngày.

– Lưu ý: Xe con và xe bán tải thường chạy bằng xăng, còn xe cơ giới phục vụ thi công chủ yếu sử dụng dầu DO.