Cách xử lý hóa đơn công ty bỏ trốn, ngừng hoạt động

Việc nắm rõ Cách xử lý hóa đơn công ty bỏ trốn, ngừng hoạt động là yêu cầu quan trọng đối với mọi kế toán, nhằm tránh rủi ro về thuế và các khoản phạt không đáng có. Khi phát hiện hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp bỏ trốn, ngừng hoạt động, đóng mã số thuế hoặc bị cưỡng chế hóa đơn, kế toán cần ngay lập tức xác định thời điểm phát sinh hóa đơn so với thời điểm doanh nghiệp bán bị cơ quan thuế thông báo.

Nếu hóa đơn phát sinh trước ngày bỏ trốn và doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch thật như hợp đồng, chứng từ thanh toán, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho… thì vẫn được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý. Ngược lại, nếu hóa đơn phát sinh sau ngày doanh nghiệp bị thông báo bỏ trốn hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, hóa đơn đó bị coi là hóa đơn bất hợp pháp và không được kê khai khấu trừ, không được tính vào chi phí, thậm chí đơn vị mua còn có nguy cơ bị xử phạt. Vì vậy, kế toán cần thường xuyên tra cứu tình trạng pháp lý của doanh nghiệp bán hàng để đảm bảo sử dụng hóa đơn đúng quy định.

Câu hỏi:

Doanh nghiệp tư nhân Nguyễn Thị Lang gửi kiến nghị lên Tổng cục Thuế về việc không được khấu trừ hoặc hoàn thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mua hàng từ doanh nghiệp đã bỏ trốn. Vậy cách xử lý của cơ quan thuế trong trường hợp này như thế nào?

Trả lời:
Khi cơ quan thuế xác định các hóa đơn đầu vào của DNTN Nguyễn Thị Lang có nguồn gốc từ những đơn vị bán hàng đã rời bỏ địa điểm kinh doanh, Cục Thuế cần lập tức thông báo đến các Cục Thuế liên quan và đồng thời chuyển thông tin cho cơ quan chức năng để phối hợp xử lý.

• Đối với hóa đơn phát sinh trước thời điểm doanh nghiệp bán bị phát hiện bỏ trốn, Cục Thuế sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu với hoạt động thực tế của đơn vị để xem có hay không việc mua bán hàng thật.
  → Nếu chứng minh được giao dịch có thật, hàng hóa đã nhập kho và được ghi nhận kế toán đầy đủ, đúng quy định, thì doanh nghiệp được phép khấu trừ, hoàn thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ.

• Ngược lại, nếu hóa đơn được lập sau khi doanh nghiệp bán bị thông báo bỏ trốn, doanh nghiệp mua không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và cũng không được tính chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế.

Theo Công văn 11805/CT-TTHT ngày 31/12/2014 của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh:

Trong trường hợp doanh nghiệp trình bày rằng đơn vị có thuê xe ô tô của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Á Việt (gọi tắt Công ty Á Việt) để phục vụ việc đi công tác của lãnh đạo và đã thanh toán bằng tiền mặt. Công ty Á Việt đã xuất cho đơn vị hóa đơn ký hiệu AV/11P số 0000037 ngày 06/6/2013, và doanh nghiệp đã đưa hóa đơn này vào kê khai thuế.

Tuy nhiên, theo công văn số 80/CCT-TB-BKD ngày 17/4/2013 của Chi cục Thuế Quận Bình Thạnh – đơn vị quản lý thuế trực tiếp của Công ty Á Việt – thì Công ty Á Việt đã bỏ địa điểm kinh doanh trước thời điểm lập hóa đơn. Như vậy, hóa đơn nói trên được xác định là hóa đơn bất hợp pháp vì được phát hành sau khi cơ quan thuế thông báo doanh nghiệp bỏ trốn.

Do đó, đơn vị mua không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được tính khoản chi này vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Theo Công văn 11797/BTC-TCT ngày 22/8/2014 của Bộ Tài chính

Việc xử lý các hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp khi có liên quan đến nhà cung cấp hoặc doanh nghiệp trung gian đã ngừng kinh doanh, bỏ trốn khỏi địa điểm hoạt động, có dấu hiệu mua bán hóa đơn nhưng chưa có kết luận chính thức, được thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn 13706/BTC-TCT và Công văn 1752/BTC-TCT. Cụ thể như sau:

1. Trường hợp doanh nghiệp chưa kê khai thuế GTGT đầu vào

Cơ quan thuế sẽ thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp tạm thời dừng kê khai khấu trừ, chờ kết luận chính thức.
→ Doanh nghiệp chỉ được kê khai với những hóa đơn không có dấu hiệu vi phạm.

2. Trường hợp hóa đơn đã được kê khai

Cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ liên quan đến các hóa đơn nghi ngờ.

3. Trường hợp doanh nghiệp khẳng định giao dịch là có thật

Doanh nghiệp phải cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật, và cơ quan thuế sẽ tiến hành thanh tra, kiểm tra trực tiếp. Nội dung kiểm tra gồm:

✔ Kiểm tra hàng hóa:

• Hợp đồng mua bán

• Hình thức – địa điểm giao nhận

• Phương tiện vận chuyển, chi phí vận chuyển

• Chủ sở hữu & nguồn gốc hàng hóa trước khi giao

✔ Kiểm tra thanh toán:

• Tài khoản ngân hàng giao dịch

• Người nộp tiền

• Số lần thanh toán

• Hình thức thanh toán

• Chứng từ thanh toán

✔ Kiểm tra hàng xuất khẩu (nếu có):

• Tờ khai hải quan có xác nhận thực xuất

• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng

• Vận đơn

Nếu sau kiểm tra xác định giao dịch có thật, doanh nghiệp được khấu trừ và hoàn thuế GTGT; đồng thời phải ký cam kết chịu trách nhiệm nếu sau này phát hiện sai phạm.
Nếu phát hiện dấu hiệu tội phạm → chuyển hồ sơ cho cơ quan điều tra.

4. Trường hợp tạm dừng khấu trừ dẫn đến tăng số thuế phải nộp

Cơ quan thuế chưa yêu cầu doanh nghiệp nộp ngay, và cũng không tính phạt chậm nộp cho đến khi có kết luận chính thức.

KẾT LUẬN QUAN TRỌNG

1. Hóa đơn phát sinh trước khi doanh nghiệp bán bỏ trốn

→ Nếu chứng minh được giao dịch có thật, hồ sơ hợp lệ →
✓ Được khấu trừ thuế GTGT
✓ Được tính chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN

2. Hóa đơn phát sinh sau khi doanh nghiệp bỏ trốn

→ Không được khấu trừ – Không được tính chi phí

• Nếu chưa kê khai → không được kê khai

• Nếu đã kê khai → phải điều chỉnh giảm và điều chỉnh quyết toán TNDN (chỉ tiêu B4)

3. Nếu không chứng minh được giao dịch thật

→ Bị xem là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp
→ Mức phạt từ 20 – 50 triệu đồng, ngoài việc bị loại thuế và chi phí.

LỜI KHUYÊN DÀNH CHO KẾ TOÁN

Trước khi nhận bất kỳ hóa đơn đầu vào nào, kế toán cần tra cứu ngay tại:
tracuuhoadon.gdt.gov.vn
để kiểm tra hóa đơn hợp pháp, tránh rủi ro thuế và bị phạt không đáng có.

Xử lý đối với hóa đơn bị cưỡng chế “Không còn giá trị sử dụng”

Theo hướng dẫn tại Công văn số 2775/TCT-CS ngày 13/7/2018 của Tổng cục Thuế, việc xử lý hóa đơn và trách nhiệm của các bên được quy định như sau:

Khi người bán vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn trong thời gian đang bị cơ quan thuế ban hành Quyết định cưỡng chế bằng biện pháp thông báo hóa đơn không còn giá trị sử dụng, hoặc đang có Thông báo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký còn hiệu lực, hành vi này được xác định là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Trên cơ sở đó, cơ quan thuế sẽ áp dụng các biện pháp xử lý:

1. Đối với người mua hàng

• Người mua bị xem là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, dù không cố ý.

• Bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về hóa đơn.

• Khoản thuế GTGT trên hóa đơn sẽ không được khấu trừ, đồng thời hóa đơn không được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

2. Đối với người bán

• Nếu người bán phát hành hoặc sử dụng nhiều hóa đơn bất hợp pháp, thì khi bị phát hiện sẽ bị xử phạt theo hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

• Ngoài ra, người bán còn bị áp dụng tình tiết tăng nặng, do vi phạm diễn ra trong thời gian đang thi hành quyết định cưỡng chế hoặc quyết định xử lý vi phạm hành chính của cơ quan thuế.

Tóm lược và xử lý theo Công văn 410/TCT-KK ngày 27/01/2016 của Tổng cục Thuế

1. Xử lý vi phạm khi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp

Việc xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp được yêu cầu thực hiện đúng theo quy định tại:

• Khoản 5 Điều 38 và khoản 2 Điều 39 Nghị định 109/2013/NĐ-CP ngày 24/9/2013 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giá, phí, lệ phí và hóa đơn.

• Khoản 5 Điều 11 và khoản 2 Điều 12 Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/1/2014, hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

Tổng cục Thuế đồng thời ghi nhận đề xuất của Cục Thuế Quảng Ngãi (Công văn 2008/CT-KTNB ngày 22/10/2015) để xem xét sửa đổi, bổ sung quy định cho phù hợp thực tiễn quản lý.

2. Biện pháp khắc phục hậu quả khi hóa đơn được sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế "hóa đơn không còn giá trị sử dụng"

Nếu người nộp thuế vẫn sử dụng hóa đơn trong thời gian đang bị cưỡng chế bằng biện pháp thông báo hóa đơn không còn giá trị sử dụng, hành vi này được xác định là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Cơ quan thuế xử lý như sau:

Đối với hóa đơn đã lập trong thời gian bị cưỡng chế:

• Các hóa đơn này không có giá trị sử dụng.

• Cơ quan thuế thực hiện truy thu thuế phát sinh (nếu có) từ việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

• Cả bên bán và bên mua đều bị xử phạt hành chính do sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

• Bên mua không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

• Hai bên phải lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập sai quy định.

Sau khi Quyết định cưỡng chế hết hiệu lực hoặc bị bãi bỏ:

Nếu kiểm tra xác minh cho thấy hoạt động mua bán thực tế có phát sinh, cơ quan thuế sẽ hướng dẫn bên bán xuất lại hóa đơn hợp pháp.
Căn cứ hóa đơn mới, bên bán và bên mua thực hiện kê khai thuế theo đúng quy định pháp luật.

3. Nghĩa vụ kê khai thuế trong thời gian bị cưỡng chế hóa đơn

Trong thời gian bị áp dụng biện pháp cưỡng chế bằng thông báo hóa đơn không còn giá trị sử dụng, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện kê khai thuế bình thường, vì trường hợp này không thuộc diện được miễn kê khai theo khoản c Điều 10 Thông tư 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013.

Tổng cục Thuế cũng ghi nhận kiến nghị của Cục Thuế Quảng Ngãi để tiếp tục nghiên cứu, đề xuất điều chỉnh chính sách phù hợp thực tế.

Chú ý quan trọng

Nội dung trên chủ yếu hướng dẫn đối với bên mua hàng hóa, dịch vụ trong các trường hợp:

• mua hàng của doanh nghiệp đã bỏ trốn,

• doanh nghiệp bị đóng mã số thuế,

• hoặc doanh nghiệp đang trong thời gian bị cưỡng chế hóa đơn.

Việc nắm rõ Cách xử lý hóa đơn công ty bỏ trốn, ngừng hoạt động là kỹ năng quan trọng giúp kế toán hạn chế tối đa rủi ro thuế và bảo vệ tính hợp pháp của hồ sơ doanh nghiệp. Trong thực tế, chỉ cần một hóa đơn sai phạm cũng có thể dẫn đến loại chi phí, truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính. Vì vậy, bên cạnh việc cập nhật quy định pháp luật, kế toán cần chủ động tra cứu thông tin hóa đơn, kiểm soát hồ sơ mua bán và lưu trữ chứng từ đầy đủ. Để hỗ trợ những bạn còn thiếu kinh nghiệm, khóa học kế toán thực hành và dịch vụ rà soát sổ sách kế toán của Kế Toán Minh Việt sẽ giúp bạn nhận diện rủi ro, củng cố kỹ năng xử lý tình huống thực tế và đảm bảo sổ sách minh bạch, đúng chuẩn. Cách hạch toán hàng gia công (Bên gửi đi - bên nhận).
​

Các bài viết liên quan