Thủ tục đăng ký tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại

Là bước bắt buộc đối với các thương nhân, tổ chức khi muốn thực hiện hoạt động trưng bày, giới thiệu sản phẩm theo đúng quy định pháp luật hiện hành. Việc đăng ký không chỉ giúp cơ quan quản lý nhà nước kiểm soát chất lượng hàng hóa, dịch vụ trưng bày, mà còn đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia. Theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP và Nghị định 128/2024/NĐ-CP sửa đổi, hồ sơ đăng ký gồm Mẫu số 10, cùng các thông tin về tên hội chợ, thời gian, địa điểm và quy mô tổ chức. Thương nhân có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính hoặc dịch vụ công trực tuyến.

Cơ quan quản lý sẽ phản hồi bằng văn bản trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ. Việc thực hiện đúng thủ tục đăng ký tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín, mở rộng kết nối khách hàng, và hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình tổ chức hoặc tham gia các hoạt động xúc tiến thương mại. Đây là quy trình quan trọng mà mọi thương nhân cần nắm rõ trước khi triển khai.

Nghĩa vụ của thương nhân khi tổ chức và tham gia hội chợ, triển lãm thương mại

Theo Điều 28 của Nghị định 81/2018/NĐ-CP:

1.1. Nghĩa vụ của thương nhân tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại

a) Thương nhân phải tiến hành đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền;

b) Có trách nhiệm xử lý các khiếu nại, phản ánh từ người tiêu dùng, tổ chức hoặc cá nhân liên quan đến hội chợ, triển lãm, bao gồm cả vấn đề về hàng hóa trưng bày;

c) Đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác cho các thương nhân tham gia về việc tham gia hội chợ, triển lãm thương mại, cũng như các hoạt động trong khuôn khổ sự kiện ngoài hoạt động trưng bày hàng hóa;

d) Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định tại Điều 139 và Điều 140 của Luật Thương mại.

1.2. Nghĩa vụ của thương nhân, tổ chức, cá nhân tham gia hội chợ, triển lãm thương mại

a) Chịu toàn bộ trách nhiệm về hàng hóa và dịch vụ trưng bày tại hội chợ, triển lãm;

b) Cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về hàng hóa trưng bày cho đơn vị tổ chức và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin;

c) Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định tại Điều 138 và Điều 139 của Luật Thương mại.

Đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại

Theo Điều 28 của Nghị định 81/2018/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 128/2024/NĐ-CP:

• Các thương nhân muốn tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam (không áp dụng cho các sự kiện xúc tiến thương mại do Thủ tướng Chính phủ hoặc UBND cấp tỉnh quyết định) hoặc tổ chức cho thương nhân, tổ chức, cá nhân tham gia hội chợ, triển lãm thương mại tại nước ngoài (không bao gồm các hoạt động do Thủ tướng quyết định) đều phải thực hiện thủ tục đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Cơ quan quản lý có thẩm quyền

• Sở Công Thương nơi tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam.

• Bộ Công Thương đối với hội chợ, triển lãm thương mại tại nước ngoài.

Hình thức đăng ký

Thương nhân có thể lựa chọn một trong các cách sau:

1. Nộp 01 hồ sơ đăng ký qua dịch vụ bưu chính đến cơ quan quản lý có thẩm quyền;

2. Nộp 01 hồ sơ đăng ký trực tiếp tại trụ sở cơ quan quản lý;

3. Nộp hồ sơ thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến do cơ quan quản lý cung cấp.

Thời hạn đăng ký

• Tại Việt Nam: tối đa 365 ngày và tối thiểu 30 ngày trước ngày khai mạc.

• Tại nước ngoài: tối đa 365 ngày và tối thiểu 45 ngày trước ngày khai mạc.

Căn cứ thời hạn được tính theo ngày nhận ghi trên vận đơn bưu chính, hoặc ngày tiếp nhận hồ sơ trực tiếp, hoặc ngày ghi nhận trên hệ thống trực tuyến tùy theo phương thức nộp hồ sơ.

Nội dung đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại

Khi thực hiện thủ tục đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại, hồ sơ và nội dung đăng ký cần bao gồm:

1. Thông tin thương nhân, tổ chức liên quan: Tên, địa chỉ của thương nhân hoặc tổ chức tham gia tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại.

2. Thông tin về hội chợ, triển lãm thương mại: Tên và chủ đề (nếu có), thời gian và địa điểm tổ chức, quy mô dự kiến.

3. Các nội dung đặc thù:

   • Việc trưng bày hàng giả, hàng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ;

   • Việc tổ chức cấp giải thưởng, chứng nhận chất lượng, danh hiệu của hàng hóa, dịch vụ;

   • Việc tổ chức hội chợ với danh nghĩa của tỉnh, thành phố.

4. Xác nhận từ cơ quan quản lý nhà nước: Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan quản lý sẽ xác nhận hoặc không xác nhận bằng văn bản (Mẫu số 11 hoặc Mẫu số 12). Nếu không xác nhận, phải nêu rõ lý do.

5. Trường hợp trùng lặp đăng ký: Nếu có từ hai thương nhân trở lên đăng ký cùng tên, chủ đề, thời gian, địa bàn, cơ quan quản lý tổ chức hiệp thương để lựa chọn. Nếu hiệp thương không thành, cơ quan quản lý căn cứ vào:

   • Kết quả tổ chức hội chợ tương tự trước đây;

   • Năng lực tổ chức;

   • Kinh nghiệm;

   • Đánh giá của hiệp hội ngành hàng liên quan.

6. Báo cáo kết quả tổ chức: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc, thương nhân phải nộp báo cáo theo Mẫu số 14.

7. Yêu cầu về tổ chức tại Việt Nam:

   • Hàng hóa phải trưng bày trong gian hàng tiêu chuẩn (3mx3m) hoặc khu vực tương đương;

   • Có đầy đủ dịch vụ: điện, nước, an ninh, vệ sinh.

8. Sửa đổi, bổ sung nội dung đăng ký:

   • Phải đăng ký sửa đổi bổ sung trước 30 ngày trước ngày khai mạc theo Mẫu số 13;

   • Có thể nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc dịch vụ công trực tuyến;

   • Cơ quan quản lý xác nhận trong vòng 07 ngày làm việc;

   • Nội dung sửa đổi phải không ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên liên quan.

9. Chấm dứt hoạt động hội chợ, triển lãm:

   • Thương nhân phải chấm dứt toàn bộ hoặc một phần hội chợ khi cơ quan quản lý yêu cầu nếu phát hiện vi phạm pháp luật;

   • Phải công bố công khai việc chấm dứt và đảm bảo quyền lợi cho các thương nhân tham gia.

Một số quy định về hàng hóa, dịch vụ trưng bày và giới thiệu tại hội chợ, triển lãm thương mại

11.1. Ghi nhãn hàng hóa

• Hàng hóa trưng bày, giới thiệu tại hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam phải được gắn nhãn hàng hóa theo quy định pháp luật về ghi nhãn.

• Hàng hóa tạm nhập khẩu để trưng bày, giới thiệu tại hội chợ, triển lãm thương mại cũng phải tuân thủ quy định về ghi nhãn hàng hóa.
  (Theo Điều 23, Nghị định 81/2018/NĐ-CP)

11.2. Trưng bày hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ

• Việc trưng bày hàng giả hoặc hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ phải được nêu rõ trong nội dung đăng ký hội chợ, triển lãm thương mại.

• Các hàng hóa này khi trưng bày phải được niêm yết rõ ràng là hàng giả hoặc xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.
  (Theo Điều 24, Nghị định 81/2018/NĐ-CP)

11.3. Sử dụng tên và chủ đề hội chợ, triển lãm thương mại

• Thương nhân, tổ chức có quyền chọn tên, chủ đề hội chợ, triển lãm thương mại không trái pháp luật, đạo đức, phong tục, tập quán Việt Nam.

• Trường hợp tên, chủ đề quảng bá chất lượng, danh hiệu của hàng hóa, dịch vụ hoặc uy tín của thương nhân, tổ chức, cá nhân, phải có:

  • Bằng chứng chứng minh chất lượng, danh hiệu của hàng hóa, dịch vụ phù hợp với tên, chủ đề đã đăng ký.

  • Bằng chứng chứng minh uy tín, danh hiệu của thương nhân, tổ chức hoặc cá nhân phù hợp với tên, chủ đề đã đăng ký.
    (Theo Điều 25, Nghị định 81/2018/NĐ-CP)

11.4. Cấp giải thưởng, chứng nhận chất lượng, danh hiệu

• Việc cấp giải thưởng, chứng nhận chất lượng, danh hiệu phải được nêu rõ trong nội dung đăng ký hội chợ, triển lãm thương mại và tuân thủ quy định pháp luật.

• Nguyên tắc tổ chức cấp giải thưởng:

  • Chỉ cấp cho thương nhân, tổ chức, cá nhân đã đăng ký tham gia;

  • Không phân biệt đối xử giữa các loại hình doanh nghiệp;

  • Đảm bảo công khai, khách quan, công bằng, dựa trên sự tự nguyện;

  • Tên giải thưởng phải bao gồm tên hội chợ, triển lãm và không trái pháp luật, đạo đức, phong tục Việt Nam;

  • Không thu kinh phí hay lợi dụng việc cấp giải thưởng để vi phạm pháp luật;

  • Không ép buộc thương nhân, tổ chức, cá nhân tham gia.
    (Theo Điều 26, Nghị định 81/2018/NĐ-CP)

11.5. Tạm nhập, tái xuất và tạm xuất, tái nhập hàng hóa

• Hàng hóa, dịch vụ tham gia hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam phải tuân thủ quy định về tạm nhập tái xuất.

• Hàng hóa, dịch vụ tham gia hội chợ, triển lãm thương mại ở nước ngoài phải tuân thủ quy định về tạm xuất tái nhập và các quy định pháp luật liên quan khác.
  (Theo Điều 27, Nghị định 81/2018/NĐ-CP)

Việc nắm rõ thủ tục đăng ký tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại là bước quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hợp pháp, minh bạch và hiệu quả. Thương nhân, tổ chức khi thực hiện các thủ tục này cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tuân thủ đúng thời hạn, đảm bảo các quy định về hàng hóa, dịch vụ trưng bày và các hoạt động kèm theo như cấp giải thưởng, chứng nhận chất lượng. Bên cạnh đó, việc cập nhật kiến thức quản lý tài chính, kế toán thông qua học kế toán thực hành giúp thương nhân kiểm soát tốt chi phí và các nghĩa vụ tài chính liên quan. Đồng thời, sử dụng dịch vụ rà soát sổ sách kế toán của Kế Toán Minh Việt sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro vi phạm pháp luật, đặc biệt trong trường hợp cần xử lý các vấn đề pháp lý như Mẫu Quyết định giải thể doanh nghiệp công ty. Việc chuẩn bị đầy đủ cả pháp lý và kế toán sẽ nâng cao uy tín và hiệu quả kinh doanh.

Các bài viết liên quan