Hướng dẫn cách phân bổ công cụ dụng cụ


Hướng dẫn cách phân bổ công cụ dụng cụ là một khía cạnh quan trọng trong quản lý tài sản của doanh nghiệp. Công cụ dụng cụ (CCDC), bao gồm các thiết bị, máy móc, và dụng cụ khác, đều đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc phân bổ chúng một cách hợp lý và hiệu quả không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc, mà còn giúp kiểm soát chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Hướng dẫn cách phân bổ công cụ dụng cụ
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ giá trị của từng CCDC. Giá trị này có thể được xác định dựa trên giá mua hoặc giá thị trường hiện tại. Sau đó, doanh nghiệp cần xác định thời gian sử dụng hợp lý cho từng CCDC. Thời gian này có thể dựa trên tuổi thọ kỹ thuật của CCDC hoặc thời gian mà doanh nghiệp dự kiến sẽ sử dụng CCDC.
Tiếp theo, doanh nghiệp cần phân bổ giá trị của CCDC cho các hoạt động sản xuất kinh doanh tương ứng. Việc phân bổ này có thể được thực hiện dựa trên nhiều tiêu chí, như khối lượng công việc, thời gian sử dụng, hoặc công suất sử dụng.
Cuối cùng, doanh nghiệp cần ghi nhận chi phí phân bổ CCDC vào các kỳ kế toán tương ứng. Chi phí này sẽ được trừ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp kiểm soát được chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận.
Công cụ dụng cụ (CCDC) là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc phân bổ CCDC đúng quy định, hợp lý và hạch toán chi phí CCDC là những nhiệm vụ quan trọng của kế toán. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công cụ dụng cụ và cách phân bổ chúng.

Công cụ dụng cụ là gì ?  

Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng để được ghi nhận là tài sản cố định theo quy định tại điều 26, thông tư 200/2014/TT-BT.
Công cụ dụng cụ có thể bao gồm các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp; các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng; công cụ, dụng cụ bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán; những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành, sứ; phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng; quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc, và nhiều hơn nữa.

Điều kiện để xác định một tài sản là Công cụ dụng cụ

Theo Điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC, một tài sản hữu hình sẽ được coi là tài sản cố định nếu nó thoả mãn đồng thời ba tiêu chuẩn sau: a) Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó; b) Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên; c) Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có giá trị từ 30.000.000 đồng trở lên.
Nếu một tư liệu lao động không đáp ứng đủ các tiêu chuẩn trên, nó sẽ được ghi nhận là công cụ dụng cụ (CCDC), theo Điều 26 Thông tư 200/2014/TT-BTC và Điều 25 Thông tư 133/2016/TT-BTC. CCDC có thể bao gồm các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp; các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng; những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành, sứ; phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng; quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc, và nhiều hơn nữa.
Đối với các công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ khi xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh, giá trị của chúng phải được ghi nhận toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất, kinh doanh. Trong trường hợp công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê xuất dùng hoặc cho thuê liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán, chúng được ghi nhận vào tài khoản 242 “Chi phí trả trước” và phân bổ dần vào giá vốn hàng bán hoặc chi phí sản xuất, kinh doanh theo từng bộ phận sử dụng.
Như vậy, những tư liệu lao động có giá trị nhỏ hơn 30.000.000 đồng, không đáp ứng các điều kiện xác định là TSCĐ thì sẽ được xem là Công cụ dụng cụ.

 Phân biệt công cụ dụng cụ và tài sản cố định

Công cụ dụng cụ (CCDC) và tài sản cố định (TSCĐ) đều là những phần quan trọng của tài sản doanh nghiệp, đóng góp vào hoạt động kinh doanh. CCDC và TSCĐ được phân loại dựa trên điều kiện: nếu tư liệu không đủ điều kiện để ghi nhận thành TSCĐ, thì sẽ được ghi nhận là CCDC.

Do giá trị của TSCĐ lớn hơn CCDC (nhỏ hơn 30 triệu), trong một số trường hợp, giá trị CCDC sẽ được chuyển thành chi phí cho một kỳ kinh doanh, trong khi phần lớn TSCĐ sẽ được chuyển thành chi phí qua nhiều kỳ kinh doanh.

Điểm chung:

  • Cả hai đều là tư liệu lao động tham gia vào một hoặc nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, và giá trị của chúng sẽ giảm dần theo thời gian sử dụng.
  • Cả hai đều tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, do đó sẽ tạo ra lợi ích kinh tế trong tương lai.
  • Nguyên giá của cả TSCĐ và CCDC phải được xác định rõ ràng thông qua hồ sơ mua về, với nguồn gốc xuất xứ cụ thể.

Điểm khác nhau:

  • TSCĐ có giá trị từ 30 triệu trở lên (không bao gồm thuế GTGT), trong khi CCDC có giá trị dưới 30 triệu (không bao gồm thuế GTGT).
  • TSCĐ có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên, trong khi CCDC không có quy định về thời gian sử dụng.

Vì vậy, các tài sản có thời gian sử dụng dưới 1 năm hoặc nguyên giá dưới 30 triệu đồng sẽ được ghi nhận là công cụ dụng cụ. Ví dụ, một bộ máy vi tính văn phòng có giá trị 16.500.000đ (bao gồm thuế VAT 10%) sẽ được ghi nhận là công cụ, trong khi một thiết bị chuyên dụng X có giá trị 55.000.000 đ (bao gồm thuế VAT 10%) và thời gian sử dụng 6 tháng sẽ cũng được ghi nhận là công cụ dụng cụ.

Quy đinh về thời gian phân bổ công cụ dụng cụ

Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, tài sản như công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, … nếu không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định thì chi phí mua tài sản này sẽ được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. Tuy nhiên, thời gian phân bổ tối đa cho các loại tài sản này là không quá 3 năm. Như vậy, thời gian phân bổ cho công cụ dụng cụ sẽ không vượt quá 3 năm.

Hướng dẫn cách phân bổ công cụ dụng cụ

Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ

Dựa vào Thông tư 200 và 133, bạn có thể xác định giá trị và thời gian sử dụng CCDC trong nhiều kỳ hay không để lựa chọn phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Ví dụ 1: Trong tháng, nếu doanh nghiệp mua văn phòng phẩm như giấy, kẹp ghim, bút, mực… với giá trị nhỏ, bạn có thể hạch toán toàn bộ vào chi phí tháng đó. Nhưng nếu mua số lượng nhiều dùng cho nhiều tháng thì bạn phải phân bổ.
Ví dụ 2: Khi mua một máy tính Laptop với giá trị 20 triệu đồng (máy tính thường có thời gian sử dụng lâu trong nhiều kỳ kế toán), bạn phải hạch toán vào tài khoản 242, sau đó hàng tháng phân bổ cho bộ phận sử dụng (tối đa không quá 3 năm). Bạn có thể lựa chọn phân bổ trong 1 năm, 2 năm, 3 năm hoặc vài tháng tùy thuộc vào chi phí của doanh nghiệp.
a, Nếu Công cụ dụng cụ (CCDC) có giá trị nhỏ và chỉ sử dụng trong một kỳ kế toán: Bạn có thể hạch toán ngay vào chi phí của tháng đó.

Ví dụ: Khi mua đồ dùng văn phòng phẩm:

+) Trường hợp 1: Mua về và nhập vào kho, sau đó xuất ra để sử dụng:

  • Khi mua CCDC về, bạn hạch toán như sau: Nợ TK 153. Nợ TK 133 (nếu có VAT) Có TK 111, 112, 331 (tùy vào hình thức thanh toán).

  • Khi xuất ra để sử dụng, bạn hạch toán như sau: Nợ TK 154, 623, 627, 641, 642 (tùy thuộc vào mục đích sử dụng cho bộ phận nào) Có TK 153.

+) Trường hợp 2: Mua về và sử dụng ngay: Nợ TK 154, 623, 627, 641, 642 (tùy thuộc vào mục đích sử dụng cho bộ phận nào) Nợ TK 1331 (nếu có VAT) Có TK 111/ 112/ 331 (tùy vào hình thức thanh toán).
b, Nếu Công cụ dụng cụ (CCDC) có giá trị lớn và sử dụng trong nhiều kỳ:

Bạn cần phân bổ chi phí trong nhiều kỳ. Đầu tiên, bạn cần lập một bảng phân bổ CCDC và phân bổ theo giá trị và thời gian sử dụng thực tế của doanh nghiệp. Chi phí phân bổ sẽ được trích đều vào hàng tháng.

Ví dụ: Khi mua một máy tính Laptop với giá trị 20 triệu đồng (máy tính thường có thời gian sử dụng lâu trong nhiều kỳ kế toán):

+) Trường hợp 1: Mua về và sử dụng ngay:

  • Khi mua, bạn hạch toán như sau: Nợ TK 242 Nợ TK 1331 (nếu có VAT) Có TK 111/ 112/ 331 (tùy vào hình thức thanh toán).

  • Sau đó, hàng tháng bạn phân bổ chi phí vào bộ phận sử dụng: Nợ TK 154, 623, 627, 641, 642 (tùy thuộc vào mục đích sử dụng cho bộ phận nào) Có TK 242

+) Trường hợp 2: Mua về, nhập vào kho và sau đó xuất ra để sử dụng:

  • Khi mua CCDC về, bạn hạch toán như sau: Nợ TK 153. Nợ TK 133 (nếu có VAT) Có TK 111, 112, 331.

  • Khi xuất ra để sử dụng, bạn hạch toán như sau: Nợ TK 242 Có TK 153

  • Sau đó, hàng tháng bạn phân bổ chi phí vào bộ phận sử dụng: Nợ TK 154, 623, 627, 641, 642 (tùy thuộc vào mục đích sử dụng cho bộ phận nào) Có TK 242

Lưu ý: Khi đưa CCDC vào sử dụng, ngày đưa vào sử dụng là ngày bắt đầu tính phân bổ CCDC.

Cách tính phân bổ công cụ dụng cụ nhiều kỳ

Để tính phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC) qua nhiều kỳ, bạn cần thực hiện như sau:
Mức phân bổ hàng tháng được tính bằng cách chia giá trị của CCDC cho số tháng phân bổ.
Hướng dẫn cách phân bổ công cụ dụng cụ
 

Ví dụ: Ngày 6/10, Công ty kế toán Minh Việt mua 1 máy tính (CCDC) trị giá 20.000.000 chưa thuế VAT. Chi phí vận chuyển, cài đặt, phụ kiện kèm theo là 2.000.000 chưa VAT, thuế GTGT là 10%. Máy tính này được mua về cho Giám đốc (bộ phận quản lý) sử dụng ngay trong tháng.

Cách tính phân bổ công cụ dụng cụ cụ thể như sau:

Bước 1: Xác định thời gian phân bổ CCDC:

  • Công ty quyết định sẽ phân bổ trong vòng 12 tháng.

Bước 2: Xác định mức phân bổ tháng:

  • Giá trị CCDC là: 20.000.000 + 2.000.000 = 22.000.000
  • Mức phân bổ tháng = Giá trị CCDC / số tháng phân bổ = 22.000.000 / 12 = 1.833.333

Bước 3: Xác định mức phân bổ trong tháng 10 (tháng đầu tiên) vì máy tính được sử dụng ngay:

  • Tổng số ngày của tháng 10 là: 31 ngày
  • Số ngày sử dụng trong tháng 10 là: 31 - 6 + 1 = 26 Mức phân bổ trong tháng 10 (tháng đầu tiên) = (1.833.333 / 31) x 26 = 1.537.634

Do đó, trong tháng 10 (tháng đầu tiên), bạn được phân bổ 1.537.634 vào chi phí sản xuất kinh doanh.

  • Từ tháng 11 trở đi, mức phân bổ hàng tháng là: 1.833.333

Cách hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ

Dưới đây là cách hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC):
- Khi mua CCDC và sử dụng ngay trong ngày, bạn có thể hạch toán phân bổ CCDC như sau:
+ Trường hợp 1: Nếu CCDC có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn, bạn có thể hạch toán toàn bộ một lần vào chi phí: Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (tùy theo bộ phận sử dụng) Có TK 111, 112, 331
+ Trường hợp 2: Nếu CCDC có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu, bạn có thể hạch toán như sau:
++ Khi mua CCDC về nhập kho: Nợ TK 242 Có TK 111, 112, 331
++ Hàng tháng hạch toán vào chi phí: Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (tùy theo bộ phận sử dụng) Có TK 242
- Khi mua CCDC về nhập kho rồi mới xuất ra dùng:
+ Khi mua công cụ dụng cụ về (nhập kho): Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ Nợ TK 1331 – Thuế GTGT (nếu có) Có TK 111,112, 331
+ Khi xuất CCDC để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, bạn cần căn cứ vào giá trị CCDC và thời gian sử dụng để hạch toán chi phí cho phù hợp.
++ Trường hợp 1: Nếu CCDC có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn, bạn có thể hạch toán toàn bộ một lần vào chi phí: Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (tùy theo bộ phận sử dụng) Có TK 153
++ Trường hợp 2: Nếu CCDC có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu, bạn có thể hạch toán như sau:
+++ Khi mua CCDC: Nợ TK 242 Có TK 153
+++ Hàng tháng hạch toán công cụ dụng cụ đã dùng vào chi phí: Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (tùy theo bộ phận sử dụng) Có TK 242
Ví dụ về việc hạch toán các bút toán:
- Ngày 8/2/2021: Khi mua máy in về nhập kho: Nợ TK 153: 15.000.000 Nợ TK 1331: 1.500.000 Có TK 331: 16.500.000 Nợ TK 153: 1.200.000 Nợ TK 1331: 120.000 Có TK 331: 1.320.000
- Ngày 10/2: Khi xuất máy in sử dụng cho bộ phận quản lý: Nợ TK 242: 16.200.000 Có TK 153: 16.200.000
- Ngày 28/2: Khi hạch toán chi phí phân bổ CCDC trong tháng 2: Nợ TK 6422: 458.036 (dùng cho bộ phận quản lý) Có TK 242: 458.036
- Các tháng tiếp theo, hạch toán chi phí phân bổ CCDC hàng tháng như sau: Nợ TK 6422: 684.433 Có TK 242: 684.433
Như vậy, việc hiểu rõ và thực hiện đúng cách phân bổ công cụ dụng cụ là điều cần thiết đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp sử dụng nhiều công cụ dụng cụ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Trong ngày hôm nay nếu bạn đăng ký học kế toán thực hành thực tế ở 2 địa chỉ là trung tâm đào tạo kế toán tại Bắc Ninh và địa chỉ trung tâm đào tạo kế toán tại Thủ Đức bạn sẽ được ưu đãi 500.000 khi đăng ký học theo lớp hoặc chương trình kèm 1-1 do đội ngũ kế toán trưởng lâu năm kinh nghiệm chuyên làm dịch vụ kế toán thuế trọn gói cho các doanh nghiệp trực tiếp cầm tay chỉ việc

Các bài viết liên quan

Gọi điện
tel
Chat Zalo
Chat Zalo

các khóa đào tạo kế toán

Dịch vụ kế toán

thành lập công ty

dịch vụ hoàn thuế

học kế toán thực hành