Hóa đơn điện tử và những điều cần biết

Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn vẫn còn khá mới với nhiều bạn. Bạn đã biết gì về hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử là gì ? Người mua và người bán sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào...

Hóa đơn điện tử là gì ?

Hoá đơn điện tử là phiên bản điện tử của hóa đơn giấy. Theo thông tư số 32/2011/TT-BTC, HĐĐT được định nghĩa là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hình ảnh một mẫu hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử áp dụng thông tư, nghị định nào ?

Thông tư số 32/2011/TT-BTC Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
Thông tư số 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung thông tư số 39/2014/TT-BTC, Thông tư số 26/2015/TT-BTC.
Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử ?

Theo Khoản 2, Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP từ ngày 1/11/2020, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Những lợi ích của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy ?

Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ
Giảm thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử
Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh
Giảm khâu lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho doanh nghiệp, vì tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực.

Có những loại hóa đơn điện tử nào ?

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan. Hóa đơn điện tử được chia làm 2 nhóm sử dụng:

Nhóm 1: Sử dụng loại không có mã xác thực của cơ quan thuế: bao gồm doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại.
Nhóm 2: Sử dụng loại có mã xác thực của cơ quan thuế: bao gồm hầu hết các doanh nghiệp không thuộc nhóm 1, kể cả doanh nghiệp thuộc nhóm 1 nhưng có rủi ro cao về thuế.

Ghi chú: Mã xác thực là một dãy số và chuỗi ký tự do hệ thống của cơ quan thuế cấp phát một cách tự động dựa trên nội dung của hóa đơn điện tử do bên bán lập. Mã này sẽ gán lên hóa đơn trước khi chuyển đến người mua.

Doanh nghiệp cần điều kiện gì để sử dụng hóa đơn điện tử ?

Đã được cấp Mã số thuế và đang hoạt động.
Có chứng thư số (Chữ ký số hay USB Token) theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.
Máy tính có khả năng truy cập và sử dụng mạng Internet

Hóa đơn điện tử có liên không?

Bên bán, bên mua và Cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất nên hóa đơn điện tử không có khái niệm liên.

Ký hóa đơn điện tử điện tử như thế nào ?

Khi xuất hóa đơn điện tử người bán dùng chữ ký điện tử (Chữ ký số, chứng thư số) để ký hóa đơn điện tử

Chứng thư số là gì ?

Khi sử dụng hóa đơn điện tử bạn có thể bắt gặp khái niệm “ Chứng thư số ”. Chứng thư số được tạo bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực, là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. Chứng thư số có thể được xem như là một “chứng minh thư” sử dụng trong môi trường máy tính và Internet. Chứng thư số dùng để ký thay Token chữ ký số mà chúng ta dùng để kê khai và nộp thuế.

Chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử ?

Khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.
Khách hàng là doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.
Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn

Không có ngoại lệ cho hóa đơn dưới 200.000 VND

Theo Điều 12 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018, không có ngoại lệ cho phép lập hóa đơn tổng đối với hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 200.000 đ. Khác với hóa đơn giấy, Hóa đơn điện tử sẽ phải lập cho từng lần bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và từng lần giao hàng (đối với hàng giao nhiều lần), không phụ thuộc vào giá trị thanh toán.

Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng như thế nào ?

Hóa đơn điện tử có thể được người bán gửi trực tiếp cho người mua qua Email, SMS hoặc gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Người mua kê khai thuế như thế nào khi nhận được hóa đơn điện tử ?

Người mua có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán.
Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế.

>>> Tham khảo thêm các khóa học kế toán chuyên sâu tại Minh Việt

CÁC KHÓA HỌC CHUYÊN SÂU
►Học kế toán thực hành	►Học kế toán xuất nhập khẩu
►Học kế toán cho người chưa biết gì	►Học kế toán xây dựng
► Học kế toán sản xuất	► Học kế toán thuế